«La coordinación es más importante que el proveedor en sí»
Macarena Rowe y Araceli Peralta son las socias fundadoras de Congresos Costa del Sol, empresa constituida es 2001 y responsable de que, año tras año, el Expo Congreso sea uno de los eventos de referencia en el sur de España. Podemos hablar con ellas durante muy poco tiempo porque la carga de trabajo que soportan el día antes de la inauguración es increíble. Pero insistimos porque queremos saber de primera mano cómo se organiza un evento sectorial en el que, como en todos, hay miles de detalles que supervisar y tener en cuenta.
Hablamos primero con Macarena Rowe, sevillana afincada en Málaga desde hace veinticinco años y la socia menos involucrada en la organización del Expo Congreso; ello no se debe a ninguna preferencia personal, es que normalmente se reparten los eventos. Pero siempre están las dos, eso sí. Como es habitual, no conocía prácticamente nada de la industria del ocio antes de implicarse en la organización del congreso de Torremolinos: «Me impresionó muchísimo, sobre todo el primer año. Y cuando fui a Madrid, al FER-Interazar, ya fue la repera. Para mí las máquinas eran lo que veía en los bares y alguna vez en los casinos, pero tampoco es que les hubiese echado mucha cuenta». Esa es también la reacción habitual. Para Araceli Peralta quizás sea un poco diferente, pues tiene «una hermana viviendo en Las Vegas», ciudad que ha visitado en diferentes ocasiones y en la que habrá tenido ocasión de entrar en contacto con el juego nada más bajarse de el avión.
Sí coinciden en que la clave de todo está en la capacidad de solucionar los problemas que van a surgir sí o sí: [Macarena] «La rapidez es la clave. Y el staff con el que cuentas. Imprevistos surgen, eso es inevitable, y hay que saber solucionarlos. Y tener a gente capaz de solucionarlos. El trato también es importantísimo». [Araceli] «Hay que estar pendiente de todo. Al final, aunque delegues determinados trabajos porque sería imposible de otra manera, tienes que supervisar personalmente. La mejor organización es la que sabe poner soluciones. Una vez tuvimos que trasladar más de mil personas desde el aeropuerto de Málaga y ese día se convocó una huelga de autobuses. Hay que saber dar una solución a eso». El nivel de estrés debe alcanzar cotas insospechadas en estas mujeres. Y lo dice alguien que pierde los nervios cuando está montando un mueble de Ikea y la persona que le ayuda confunde el tornillo 105896 con el 100325. Desde entonces los monto solo, tardo el triple y lo que es peor, me exalto igual. [Macarena] «El trato es fundamental, hay que saber estar en tu sitio». [Araceli] «Al final dependes de los técnicos, pero hacen bien su trabajo».
La organización de un evento no difiere de un sector a otro; de hecho, en todos se repite el mismo esquema: [Macarena] «Siempre suele organizarse más jaleo en la llegada. Aunque tengas todo siempre previsto siempre van a surgir problemas, porque hay cosas que no dependen de ti, como cortes de luz». Por eso ellas siempre asisten a los acontecimientos como un visitante más: [Macarena] «A nosotras nos gusta estar porque no siempre trabajamos con los mismos técnicos. Si es un técnico con experiencia puede resolverlo por sí mismo, pero a veces el staff cambia, y tenemos que ayudarles a resolver determinadas situaciones. La coordinación es más importante que el proveedor en sí».
En ese momento el teléfono de Araceli suena con insistencia. Han llegado las flores que faltaban para completar la decoración. Le pregunto si tienen margen para dar un toque personal a la decoración o han de ceñírse a unas instrucciones precisas: [Araceli] «No, los hemos puesto nosotras, es que si no… no sé, es que queda mejor así». En el fondo creo que le sorprende la pregunta porque para ella es algo obvio, aunque debo confesar que yo no habría caído en eso.
Congresos Costa del Sol trabaja sobre todo en Málaga, aunque no con poca frecuencia han organizado eventos en el resto de Andalucía e, incluso, en Marrakech. Insisten en que siempre siguen el mismo método, si bien adaptándose a las circunstancias de cada momento.
Nos despedimos porque todavía les queda tarea. Cuando salgo del despacho donde mantenemos la charla me fijo en los enchufes, los carteles o las azafatas y pienso en todo el esfuerzo que hay detrás de eso que ellas llaman detalles.
